制度があるのに、現場で使われないのはなぜか
社会保険労務士 佐藤 明
評価の時期が近づいてから、人事担当者が評価表を管理職へ配る。評価の目的や基準について十分な研修がないままでは、管理職は「何をどう評価するのか」と迷います。制度があるのに現場で使われないとき、制度そのものを作り直す前に、何を確かめればよいでしょうか。
最初に確かめたいのは、制度が「どの場面で、誰に、どう使われる想定だったか」です。評価項目や賃金表があっても、判断の手順や伝え方が決まっていなければ、担当者は自分なりの方法で進めるしかありません。一方、手順をそろえても判断基準そのものが曖昧なら、運用の工夫だけでは足りないこともあります。
とくに、評価結果を何に使うのかは先に決めたい点です。昇給・降給、賞与、昇格・降格など、使い道が違えば、評価者が確認する内容も、本人への説明も変わります。制度を複雑にする前に、会社が何を判断したいのかをはっきりさせます。
「使われていない」を分けてみる
たとえば、次のように分けると、見直す場所が見えやすくなります。
- 目的が伝わっていない：評価結果を何の判断に使うのか、評価者と本人の理解がそろっていない。
- 評価者が準備できていない：基準の使い方や面談の進め方について、説明や研修が足りていない。
- 制度と仕事が合っていない：評価項目や資格の定義が、現在の役割や業務に合わなくなっている。
この三つは同時に起きることもあります。制度の文書だけで判断せず、実際の評価の流れをたどることが大切です。
どこから手をつけるか
まず、直近の評価を一巡だけたどり、現在の制度資料と実際の進め方を並べてみます。人事担当者がいつ評価表を渡し、管理職がどの説明を受け、何を見て判断し、本人へ何を伝え、その結果を何に使っているか。その流れの中で迷いや手戻りが起きるところを探します。
次に、文書を直す必要がある部分と、説明や運用手順を整えればよい部分を分けます。制度の改定を急ぐ前に、この区別ができると、検討の範囲が絞れます。評価を記録するツールや日程も、その目的と運用が見えてから考えます。担当者が変わっても、自社で続けられるかが目安です。
制度を現場で使えるものにするには、設計と運用の両方を見る必要があります。現在の制度のどこに迷いがあるのか、まだ言葉になっていない段階からご相談いただけます。
相談内容がまだまとまっていなくても、どの場面で評価が止まるのかを手がかりにできます。人事制度の改定・設計・運用サポートで相談できることもご覧ください。